組織における秘書の職務

あらゆる組織の業績は、秘書の努力にかかっています。秘書の職務には、会社、さまざまな部門、および幹部のために、一般的な基本的、組織的、および通常の事務的責任を果たすことが含まれます。彼らは、フロントオフィスの管理と管理上の問題の処理を支援します。秘書の職務は、ほとんどの場合、一般に知られていません。しかし、彼らは組織を組織化し、軌道に乗せるために重要な役割を果たします

私たちは、組織を円滑に運営し、他の組織のタスクを処理する上での秘書の重要性を示すという使命に着手します。実行される役割のいくつかは、多くの人に知られていません。彼らの役割は、メモを取ったり電話に出たりするだけではありません。専門職は、組織内の意思決定に至るまでのすべての業務に不可欠になるまでに長い道のりを歩んできました。

秘書の責任

秘書の仕事は分野によって異なります。ただし、彼らは医療、法務の分野から会社の秘書まで同様の職務を行っています。非常に有能な秘書のスキルは、現在の業界で高い需要があります。多くの場合、忙しい仕事のスケジュールと厳しい締め切りでいっぱいです。

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秘書の役職例

• 秘書
• 弁護士の秘書
• 重役秘書
• 秘書（非常勤）
• 受付

秘書の仕事とは？

多くの人は、秘書の役割を個人秘書と間違えることがよくあります。ただし、理論的には、個人秘書の役割は秘書の役割とは異なります。秘書は、個人秘書とは異なり、強力なスキルと能力を必要とします。秘書は、組織の中核業務に影響を与える複雑なタスクを実行します。

秘書の仕事は、業界や雇用主によって異なります。ただし、職業は、仕事の設定が似ているため、互いに関連しています。異なる職場の秘書は、同じ義務と責任を果たします。これは、組織の運営に影響を与えます。以下は、さまざまな作業環境で秘書が行う標準的で主要な職務の一部です。

1. 受信

一般事務職に関して言えば、秘書の義務には、新しい労働者や訪問者が組織内で道を見つけるのを助けることが含まれます。典型的な役割には、訪問者を適切な部門やオフィスに案内することが含まれます。また、新入社員には初日に自分のワークステーションを見せます。彼らは通常、オフィスへの訪問者に世界クラスのプロフェッショナルなおもてなしを提供することにより、会社の全体的なイメージを投影します.

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2.ファイリング

秘書のもう 1 つの主な役割には、顧客と従業員のファイルの管理が含まれます。また、将来の参照のために重要な生成されたレコードも保存します。病院の設定の例では、看護師または医師との面会中に患者のファイルを作成するのは秘書の役割です。また、予約が終了したときにも保存されます。彼らはファイルをアルファベット順に配置し、最新かつ最も単純なファイリング システムを使用して、簡単に保管し、すばやく検索できるようにしています。

3. 対応

オフィス環境に関して言えば、秘書は電話の発着信やメールのやり取りを行うことがよくあります。彼らは、顧客、クライアント、ビジネス パートナーからの電話を選びます。また、クライアントから投稿されたクエリを解決したり、適切な部門へのさらなるガイダンスのためにクライアントを転送したりするのにも役立ちます。また、クライアントに情報を伝える際に、管理者に代わって電話をかけることによっても行動します。

彼らは予約をスケジュールし、フォローアップの問い合わせを行います。メモの取り方は、秘書、特にマネージャーにとって不可欠なスキルです。また、メモや手紙の作成、メールの審査も行います。また、公式会議の議事録も書き留めます。

4. 文書管理

文書は組織にとって重要であり、それらを管理するのは秘書の唯一の責任です。これは、郵送または内部配布のために文書をコピーすることによって行われます。文書は、会社からクライアント、潜在的なビジネス パートナー、または顧客にも FAX で送信する必要があります。また、適切な部門に案内されると、着信 FAX も受信します。

また、電子メール、Excel、Word、スプレッドシートなどのさまざまな形式でドキュメントを従業員や顧客に配布します。秘書は、適切なチャネルに送信する前に、電子メールの校正と下書きも行います。

5. 一般事務

小規模なオフィスになると、秘書の役割は、日常的な事務作業と、他の人の仕事を支援する別の関連する用事の実行に多様化する可能性があります。これには、最初にキャンセルされた予定のスケジューリングと再スケジューリングの作業が含まれます。また、事務用品の注文、メモの取り方、訪問者への軽食の準備も含まれます。

6. サポート

秘書の重要な役割は、組織内のさまざまな部門のマネージャーまたはマネージャーにサポートを提供することです。ワークステーションは異なる場合がありますが、その他は複雑であるか、各管理チームに個人秘書を割り当てるのに忙しい場合があります。他の職場では、個人秘書を持つ最高経営責任者だけで、一部の上級管理職に仕える秘書を 1 人任命します。

7. 日常業務の遂行

秘書によって実行される同様のタスクのいくつかは、すべて情報管理に関連しています。秘書は、紙および電子ファイリングシステムを管理します。また、ルート メールを処理し、プリンタ、ファックス機、コンピュータ、ビデオ会議機器などの多数のオフィス マシンを操作します。他のワークステーションでは、秘書が口述筆記や報告書や手紙の作成に関与しています。

また、マネージャーが書いた下書きを修正する人もいます。秘書は、優れたスポットオンの文法とスペルのスキルを備えている必要があります。また、顧客サービスに関しては、迅速かつ正確に入力し、熟練している必要があります。データベース、スプレッドシート、グラフィックスなど、さまざまなコンピューター ソフトウェア プログラムを扱う技術的な知識が必要です。

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秘書の義務と責任

秘書は、次の責任を果たすことが期待されています。

委員会前

• 会議を行う部屋の割り当て
• 議長との会議および会議の一般的な議題についての合意
• 会議が開催される予定の場所と時間、および合意された議題の通知を委員会メンバーに送信します。
• 実際の会議の少なくとも 1 週間前に、会議に関連するすべての書類を準備します。書類には、前回の会議の通信文と、前回の会議の記録である議事録も含める必要があります。

委員会の会議中

• 会議に出席している人々のメモを取ります。また、出席していないが、以前に謝罪を送った人々に注意してください。
• 前回の会議の議事録を回覧して読み上げ、議事録に関する質問を受け付け、必要に応じて議事録を変更します。
• 実行された即時のアクションについて報告する際に、会議の参加者が何を言っているのかをメモします。また、委員会が行った決定にも注意してください。
• 幹事が書いた手紙と受け取った返信を委員会に報告し、直ちに行動を起こす。

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委員会終了後

• 次の委員会会議に間に合うように、会議中に取り込んだメモから正式な議事録を作成する
• 委員会が以前に処理を要求した手紙を書き、送付する。

以下の最新の記録を維持することは、秘書の唯一の責任です。

• 委員の氏名、住所、電話番号
• 自治会会員の氏名及び住所
• 関連するコミュニティ関連メンバーが参加した会議
• 関係者の重要な連絡先。

役職に固有の秘書の義務は何ですか?

さまざまな業界のさまざまな秘書に割り当てられたさまざまな職務があります。以下は、職務記述書に当てはまる秘書の具体的な責任です。

秘書の全般的な責任

• 委員会の会議がメンバーに対して適切に運営されるようにする
• AGM やイベントなどの他の会議も適切に管理されるようにします。
• 現在のシステムに適合するように会員記録を維持する
• 会議中に行われたコミュニティ メンバーのアクション ポイントの監視。

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秘書の具体的な責任

• 委員会の会議と年次総会を他の人と一緒に計画および準備し、適切に割り当てます。これには、会議の日程の計画、会議通知の送信、部屋の予約、議事録、その他の関連文書が含まれます。また、議長と連絡を取りながら最終会議の議題を作成します。
• 委員会の会議にもう 1 分かかることを確認します。特に非公開の会議に関しては。
• 決定と行動を議事録に正確に記録し、今後の委員会会議への報告と、会議中に策定された結果と決定とともに行動の進捗状況を記録します。
• 正確かつ正確な現在の会員記録を維持する。さらに、通知の更新を発行し、会計との連絡で会費を記録します。
• 委員会の会議で合意された手紙や電子メールを作成することにより、通信を処理します。また、次の会議のために受信した通信と電子メールを要約し、適切な返信を作成します。
• 実行する必要がある関連レポートの計画。これには、コミュニティ協会メンバーの年次報告書が含まれます。

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業務全般

• カンパニーハウスの要件が遵守されていることを確認します。
• 委員会の会議が管理され、適切に記録されていることを確認します。
• 会社の家の取締役のリストも現在の状態に更新する必要があります
• AGM と EGM が適切に出席され、記録されていることを確認する
• 会員記録を最新の状態に保つ
• 毎年の収益が、適切な形式で適切に規制機関と一致するようにします。

経済のさまざまな分野の秘書には多くの雇用機会があります。秘書の最大の雇用主の一部は、次のセクターに含まれています。

• 社会扶助
• 健康管理
• 教育
• プロフェッショナル ワークステーション
• 宗教団体
• 政府および市民社会
• 科学技術サービス

秘書のスキルとコアコンピタンス

1. プロとしての成長へのコミットメント

秘書は、絶えず進化している職業であることを理解しなければならないため、スキルを更新し続ける必要があります。雇用主は、スキルを通じて職場のオフィス効率を継続的に改善するために、彼らに依存しています。秘書は、トレーニングを延長し、現在のスキルに追加する他の機会を探すことで、雇用主に感銘を与えることができます.これにより、履歴書のスキルに関連する専門的な価値が高まり続けます。

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2.優れたコミュニケーション能力

秘書が費やす時間のほとんどは、電話、電子メール、レポート、手紙、および受付です。これは、組織全体のアイデアと価値観を集める上で第一印象を使用することを意味します。ビジネスの継続的な成長は、クライアント、パートナー、および顧客がどのように扱われるかにかかっています。セクレタリーはクライアントの話を聞き、指示に従い、フィードバックを報告する必要があります。他の応募者とあなたを差別化するために、口頭および組織内でのコミュニケーション スキルのストレスが必要です。

3. チームワークへの開放性

秘書は、組織の目的が確実に達成されるように、他の部門とのチームワークに対してオープンであるべきです。これは、イノベーション、コラボレーション、およびハードワークを適用する必要があることを意味します。彼らは、職場の効率を確実に改善するためのイニシアチブをとるべきです。

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上記のスキルとは別に、秘書は対人スキル、マルチタスク、細部への注意も必要です。それはかなりストレスの多い仕事であるため、彼らはまた、仕事の実質的な入力からストレスマネジメントスキルを持っている必要があります.秘書の職務は、さまざまな業界から拡大し、多様化する可能性があります。秘書の価値は継続的に成長しているため、より多くの機会が生まれています。

受付で働くという見通しに興奮している場合は、組織の運営への影響力を高める準備をしてください。また、組織内の秘書の職務を学ぶようにしてください。他の秘書と差別化するためには、資格の強化が必要です。秘書の専門職でより多くのスキルと能力を得るには、さまざまな管理および秘書コースに登録することをお勧めします。

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